Procedura zgłaszania naruszeń wewnętrznych - Sygnaliści

Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 75/2024

Prezesa Zarządu UCS SUM w Katowicach sp. z o.o.

 

Procedura zgłoszenia naruszeń wewnętrznych prawa oraz podejmowania działań następczych
w Uniwersyteckim Centrum Stomatologii
Śląskiego Uniwersytetu Medycznego w Katowicach sp. z o.o.

 

 

Procedura zgłaszania naruszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych określa zasady dotyczące:

·         Jawnego, poufnego dokonywania zgłoszeń wewnętrznych.

·         Rzetelnego, obiektywnego i terminowego sprawdzania zgłoszeń.

·         Zapewnienia ochrony osób dokonujących zgłoszeń (sygnalistów) i osób z nimi związanych.

 

Niniejsza Procedura (Procedura), dotycząca przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych przypadków nieprawidłowości oraz podejmowania działań następczych w związku z tymi zgłoszeniami,
obowiązująca w  Uniwersyteckim Centrum Stomatologii Śląskiego Uniwersytetu Medycznego
w Katowicach sp. z o.o
(UCS SUM w Katowicach sp. z o.o. lub UCS SUM) określa zasady i tryb zgłaszania przez sygnalistów naruszeń prawa, procedur i standardów etycznych obowiązujących
w UCS SUM, działań następczych w związku z rozpatrzeniem tych zgłoszeń, zgodnie z wymogami Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23.10.2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenie prawa Unii oraz ustawą z dnia 14.06.2024 r. o ochronie sygnalistów.

 

Rozdział I. Objaśnienie terminów

 

1.      Działania naprawcze – wszelkie działania nakierowane na wyeliminowanie nieprawidłowości oraz jej konsekwencji, w tym minimalizację ryzyka prawnego, finansowego oraz wizerunkowego dla UCS SUM w Katowicach sp. z o.o.

2.      Działania następcze – działania podjęte przez odbiorcę zgłoszenia w celu weryfikacji prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu oraz, w stosowanych przypadkach, w celu przeciwdziałania naruszeniu będącemu przedmiotem zgłoszenia, w tym poprzez takie działania, jak dochodzenie wewnętrzne, postępowanie wyjaśniające, wniesienie oskarżenia, działania podejmowane w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w związku z weryfikowanym zgłoszeniem.

3.      Działania odwetowe – wszelkie bezpośrednie lub pośrednie działania lub zaniechania
w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane dokonywanym zgłoszeniem nieprawidłowości, którego celem lub skutkiem jest naruszenie prawa sygnalisty lub wyrządzenie mu szkody albo inne pogorszenie sytuacji sygnalisty. Może to być
w szczególności: odmowa nawiązania czy rozwiązanie stosunku pracy, pomijanie przy awansach, dyskryminacja, mobbing, niekorzystna zmiana warunków zatrudnienia lub wynagrodzenia, wszelkie przejawy celowego szkodzenia dalszej karierze zawodowej lub reputacji. Działaniem odwetowym jest również groźba lub próba takiego działania.

4.      Informacje na temat naruszeń –  informacje, w tym nieuzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub [potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub z dużym prawdopodobieństwem dojdzie w podmiocie z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą.

5.      Kontekst związany z pracą – przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane
z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w UCS SUM
w Katowicach sp. z o.o. lub na jego rzecz, w ramach których uzyskano informację
o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych

6.      Naruszenie – działanie lub zaniechanie, które jest niezgodne z prawem, w tym także sytuacje potencjalnie mogące doprowadzić do naruszenia przepisów.

7.      Sygnalista (osoba dokonująca zgłoszenia) – osoba fizyczna lub prawna, która w dobrej wierze zgłasza lub ujawnia publicznie informacje na temat naruszeń uzyskania w kontekście związanym z pracą. Jest to osoba zatrudniona lub współpracująca z UCS SUM, niezależnie od zajmowanego przez nią stanowiska, pełnionej funkcji czy formy zatrudnienia lub współpracy, wolontariusz , praktykant, stażysta lub członek organów, za pośrednictwem której UCS SUM prowadzi działalność, dokonująca zgłoszenia lub ujawnienia publicznego dotyczącego naruszeń prawa, procedur i standardów etycznych obowiązujących w UCS SUM.

8.      Osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia – osoba fizyczna lub prawna, która pomaga osobie dokonującej zgłoszenia w tej czynności i której pomoc nie powinna zostać ujawniona.

9.      Osoba, której dotyczy zgłoszenie – osoba fizyczna lub prawna, która jest wskazana
w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia lub która jest z nim powiązana.

10.  Zgłoszenie naruszenia – przekazanie w dobrej wierze informacji na temat naruszenia,
do którego doszło lub może dojść w USC SUM w Katowicach sp. z o.o., w którym osoba zgłaszająca pracuje lub pracowała, lub w innej organizacji, z która utrzymuje lub utrzymywała kontakt w kontekście wykonywanej pracy.

 

 

Rozdział II. Zakres odpowiedzialności

 

1.         Za okresowy i bieżący nadzór nad przestrzeganiem procedur odpowiada Kierownik Działu Kadr i Płac.

2.         Za stosowanie zapisów procedury odpowiadają Kierownicy komórek organizacyjnych
w podległych im komórkach
.

3.         Za stosowanie zapisów procedury odpowiada pracownik na stanowisku pracy.

 

Rozdział III. Zasady postępowania

 

1.      Przedmiot zgłoszenia wewnętrznego

1.         Przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego mogą być, w szczególności działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:

1) korupcji;

2) zamówień publicznych;

3) usług, produktów i rynków finansowych;

4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;

5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;

6) bezpieczeństwa transportu;

7) ochrony środowiska;

8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;

9) zdrowia publicznego;

10) ochrony konsumentów;

11) ochrony prywatności i danych osobowych;

12) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;

13) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;

14) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;

15) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela - występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-14.

a także naruszenia zasad kodeksu etyki pracowników UCS SUM w Katowicach sp. z o.o. oraz innych regulacji obowiązujących w UCS SUM.

2.         Rozpoznaniu zgodnie z niniejszą procedurą nie podlegają zgłoszenia dotyczące zachowań
o charakterze mobbingowym, które podlegają rozpoznaniu zgodnie z Zarządzeniem Prezesa
nr 44/2024 z dnia 20.05.2024 r.

3.         Niniejszej procedury nie stosuje się do informacji objętych:

1) przepisami o ochronie informacji niejawnych oraz innych informacji, które nie podlegają ujawnieniu z mocy przepisów prawa powszechnie obowiązującego ze względów bezpieczeństwa publicznego;

2) tajemnicą zawodową zawodów medycznych oraz prawniczych;

3) postępowaniem karnym - w zakresie tajemnicy postępowania przygotowawczego oraz tajemnicy rozprawy sądowej prowadzonej z wyłączeniem jawności.

 

2.      Wdrożenie procedury

 

1.      Za zapewnienie wdrożenia procedury, w tym zapewnienie zasobów niezbędnych do realizacji zadań wynikających z niniejszej procedury odpowiada Kierownik Działu Kadr i Płac.

2.      Kierownik Działu Kadr i Płac – sprawuje bezpośredni nadzór nad skutecznością wdrożonego systemu przeciwdziałania nieprawidłowościom, w szczególności poprzez:

a.      Monitorowanie przestrzegania ustalonych zasad postępowania przez personel.

b.      Promowanie kultury organizacji opartej na przeciwdziałaniu wszelkim nieprawidłowościom.

c.       Zgłaszanie naruszeń Prezesowi Zarządu lub Rektorowi SUM, zgodnie z pkt. 8.1.

3.      Kierownik Działu Kadr i Płac realizuje zadania zapewniając sprawne funkcjonowanie systemu przeciwdziałania nieprawidłowościom, w szczególności poprzez:

a.      Przyjmowanie zgłoszeń/sygnalizacji.

b.      Prowadzenie rejestru zgłoszeń/sygnalizacji.

c.       Zapewnienie rozpatrzenia każdego zgłoszenia, tj. prowadzenie postępowań wyjaśniających, a także, w uzasadnionych przypadkach, powoływania zespołów, których skład umożliwi kompleksowe wyjaśnienie sprawy.

d.      Spełnienie obowiązku informacyjnego wobec osoby dokonującej zgłoszenia,
w szczególności udzielenie odpowiedzi.

e.      Zapewnienie poufności osobie dokonującej zgłoszenia.

f.        Zapewnienie bezstronności podczas prowadzenia postępowań.

4.      Kierownicy komórek organizacyjnych Uniwersyteckiego Centrum Stomatologii Śląskiego Uniwersytetu Medycznego w Katowicach sp. z o.o. współpracują z Kierownikiem Działu Kadr i Płac w zakresie:

a.      Monitorowania przestrzegania zasad postępowania przez podległych pracowników.

b.      Wyjaśnienia okoliczności zdarzeń opisanych w zgłoszeniu/sygnalizacji.

c.       Zapewnienia w podległej komórce organizacyjnej warunków sprzyjających wczesnemu wykrywaniu i usuwaniu nieprawidłowości.

5.      Pracownicy Uniwersyteckiego Centrum Stomatologii Śląskiego Uniwersytetu Medycznego
w Katowicach sp. z o.o. w szczególności:

a.      Przestrzegają wartości etycznych i przepisów prawnych przy wykonywaniu powierzonych zadań.

b.      Dokonują analizy ryzyk i informują bezpośredniego przełożonego o potencjalnych ryzykach w realizowanych zadaniach.

c.       Na bieżąco zgłaszają wszelkie zauważone nieprawidłowości.

d.      Udostępniają informacje niezbędne do wyjaśnienia nieprawidłowości.

e.      W kontaktach wewnętrznych oraz w kontaktach z pacjentem oraz innym klientem zewnętrznym prezentują postawę sprzyjającą przeciwdziałaniu wszelkim nieprawidłowościom.

 

3.      Zgłoszenie naruszenia wewnętrznego

 

1.        Uniwersyteckie Centrum Stomatologii Śląskiego Uniwersytetu Medycznego w Katowicach sp. z o.o. nie dopuszcza anonimowego zgłaszania nieprawidłowości.

2.        Zgłoszenia wewnętrzne dokonywanie mogą być poprzez dedykowanie poufne kanały zgłoszeń:

a.    Za pomocą poczty elektronicznej na adres: zgloszenie_naruszenia@ucsum.pl
w zaszyfrowanym pliku. Szyfr do pliku należy przekazać Kierownikowi Działu Kadr i Płac osobiście lub telefonicznie.

b.    W formie listowej na adres: Uniwersyteckie Centrum Stomatologii Śląskiego Uniwersytetu Medycznego w Katowicach sp. z o.o. Pl. Akademicki 17, 41-902 Bytom
z dopiskiem na kopercie „zgłoszenie nieprawidłowości”.

c.    Poprzez zawnioskowanie o osobiste spotkanie z Przyjmującym zgłoszenia w celu przekazania zgłoszenia ustnie.

3.        Zgłoszenie może mieć charakter:

a.    Jawny, gdy osoba dokonująca zgłoszenia (sygnalista) zgadza się na ujawnienie swojej tożsamości osobom zaangażowanym w wyjaśnienie zgłoszenia.

b.    Poufne, gdy osoba dokonująca zgłoszenia (sygnalista) nie zgadza się na ujawnienie swoich danych i dane podlegają utajnieniu.

4.        Zgłoszenie powinno zawierać:

a.    Dane osoby zgłaszającej (sygnalisty) tj. imię i nazwisko, stanowisko, miejsce pracy, adres do kontaktu.

b.    Datę i miejsce sporządzenia zgłoszenia.

c.    Dane osób, które dopuściły się naruszenia (sprawców, świadków, pokrzywdzonych oraz innych mających istotne informacje) tj. imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy.

d.    Opis naruszenia/nieprawidłowości (czego dotyczy, kiedy i gdzie miało lub może mieć miejsce).

e.    Zgłoszenie dodatkowo może zostać udokumentowanie zebranymi dowodami np. wszelkimi dokumentami (w dowolnym formacie) mogącymi stanowić dowód
w sprawie i wykazem  świadków.

5.        Wzór formularza zgłoszenia stanowi załącznik nr 1 do niniejszej procedury.

6.        W przypadku podejrzenia wystąpienia nieprawidłowości sygnalista może w każdym przypadku zgłosić informację o naruszeniu prawa w procedurze zewnętrznej do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organu publicznego z pominięciem procedury zgłoszeń wewnętrznych.

 

4.      Odpowiedzialności za fałszywe zgłoszenia

 

1.      Zgłoszenia nieprawidłowości może być dokonywane wyłącznie w dobrej wierze. Zakazuje
się świadomego składania fałszywych zgłoszeń nieprawidłowości.

2.      W przypadku ustalenia w wyniku wstępnej analizy zgłoszenia albo w toku postępowania wyjaśniającego, że w zgłoszeniu nieprawidłowości świadomie podano nieprawdę
lub zatajano prawdę, zgłaszający będący pracownikiem może zostać pociągnięty
do odpowiedzialności porządkowej określonej w przepisach Kodeksu pracy. Zachowanie takie może być także zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i może skutkować rozwiązaniem umowy o pracę bez wypowiedzenia.

3.      Niezależnie od skutków wskazanych w pkt 2. powyżej  zgłaszający, który świadomie dokonuje fałszywego zgłoszenia nieprawidłowości, może zostać pociągnięty
do odpowiedzialności karnej wskazanej w odpowiednich przepisach.

 

5.      Obowiązki i ochrona sygnalisty

 

1.      Sygnalista, który dokonał zgłoszenia:

a.      Nie może zakłócać prawidłowego przebiegu postępowania ze zgłoszeniem.

b.      Zachowuje w poufności sam fakt dokonania zgłoszenia i wszelką komunikację oraz uzyskane informacje związane ze zgłoszeniem.

c.       Na prośbę Zespołu wyjaśniającego – w niezbędnym zakresie – pomaga w weryfikacji i wyjaśnieniu zgłoszenia.

2.      Ochronie podlegają osoby, które dokonały zgłoszenia (sygnaliści) i osoby, które pomagały
w dokonaniu zgłoszenia, jeśli działały w dobrej wierze, tj. na podstawie uzasadnionego podejrzenia mającego podstawę w posiadanych informacjach, które obiektywnie uprawdopodobniają zgłoszenie nieprawidłowości.

3.      Osoba o której mowa w pkt. 2 podlega ochronie wyłącznie w zakresie dokonywanych zgłoszeń.

4.      Ochrona przewidziana w ust. 9 nie dotyczy sygnalisty, będącego jednocześnie sprawcą/współsprawcą/pomocnikiem w popełnieniu nieprawidłowości.

5.      Każdemu sygnaliście UCS SUM w Katowicach sp. z o.o. zapewnia:

a.      Ochronę tożsamości i poufności zgłoszenia.

b.      Ochronę przed działaniami odwetowymi.

c.       Prawo otrzymywania informacji zwrotnych.

6.      Wszelkie osoby, które weryfikują i wyjaśniają zgłoszenie, zachowują w poufności:

a.      Fakt swojego zaangażowania w ten proces.

b.      Wszelkie informacje, uzyskane w związku ze zgłoszeniem, w szczególności dane sygnalisty i osoby, której dotyczy zgłoszenie.

c.       Wszelkie działania podejmowane w ramach postępowań prowadzonych w związku ze zgłoszeniem.

7.      Osobę dokonującą zgłoszenia (sygnalistę) należy każdorazowo informować
o okolicznościach, w których ujawnienie jego tożsamości stanie się konieczne, np. w razie wszczęcia postępowania karnego.

8.      Wszelkie dane pozwalające zidentyfikować sygnalistę, nawet pośrednio, mogą zostać ujawnione wyłącznie na podstawie jego uprzedniej, wyraźniej zgody. Wyjątek stanowi ujawnienie danych:

a.      Właściwym organom, kiedy taki obowiązek wynika z przepisów prawa.

b.      Osobom zaangażowanym w proces wyjaśniania zgłoszenia – jeśli będzie to kluczowe dla wyjaśnienia sprawy.

9.      Ochrona przed Działaniami odwetowymi:

a.      Osobie dokonującej zgłoszenia (sygnaliście) oraz osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia pracodawca zapewnia ochronę przed możliwymi działaniami odwetowymi a także przed szykanami, dyskryminacją i innymi formami wykluczenia lub nękania przez innych pracowników.

b.      Pracodawca zapewnia ochronę, o której mowa powyżej w szczególności poprzez:

·    podejmowanie działań gwarantujących poszanowanie zasady poufności
i anonimowości danych, ochronę tożsamości na każdym etapie postępowania wyjaśniającego jak i po jego zakończeniu.

·   doprowadzenie do ukarania zgodnie z Regulaminem pracy pracowników lub zapisami umów osób, którym udowodnione zostało podejmowanie jakichkolwiek działań represyjnych i odwetowych względem osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia.

·   zobowiązanie Kierownika Działu Kadr i Płac do stałego (co najmniej przez okres postępowania wyjaśniającego i przez okres 6 miesięcy po jego zakończeniu) monitowania sytuacji kadrowej osoby dokonującej zgłoszenia (sygnalisty) oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia. Monitorowanie obejmuje analizę uzasadnienia wszelkich wniosków przełożonych osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby pomagającej, dotyczących zmian ich sytuacji prawnej i faktycznej w ramach stosunku pracy.

c.       Każdy, kto doświadczył lub wie o jakichkolwiek działaniach odwetowych, powinien natychmiast zgłosić ten fakt na takich samych zasadach, na jakich zgłasza się naruszenia.

 

6.      Obowiązki informacyjne UCS SUM w Katowicach sp. z o.o.

 

a.         Jeśli zgłoszenie zostało przesłane na zasadach opisanych w procedurze, sygnalista otrzyma:

·   Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia do dalszego rozpatrywania lub jego odrzucenia w terminie maksymalnie 7 dni od otrzymania zgłoszenia.

·   Informacje zwrotną o wyniku postępowania – w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od daty potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia. W uzasadnionych przypadkach termin może zostać wydłużony do 6 miesięcy, o czym należy poinformować osobę dokonującą zgłoszenia.

b.      Potwierdzenie i informacje zwrotne są przekazywane adekwatnie do wyboru kanału, za pośrednictwem którego zgłoszenie zostało dokonane.

 

7.      Rozpatrywanie zgłoszenia

 

1.         Postępowanie ze zgłoszeniem wewnętrznym realizowane jest w oparciu o następujące zasady:

·   Zgłoszenia wewnętrzne rejestrowane są w Dziale Kadr i Płac przez Kierownika, zgodnie ze wzorem rejestru określonym w załączniku nr 2
do niniejszej procedury.

·   Pracownik przyjmujący zgłoszenie wewnętrzne w terminie 7 dni wysyła potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia, dokonuje weryfikacji zgłoszenia
a następnie opracowuje propozycję dalszych działań naprawczych, w tym powołania zespołu ds. rozpoznawania zgłoszenia.

·   O fakcie wpłynięcia zgłoszenia wewnętrznego pracownik odpowiedzialny informuje Prezesa Zarządu Spółki, a jeżeli zgłoszenie dotyczy Prezesa Zarządu przekazuje je do Rektora Śląskiego Uniwersytetu Medycznego w Katowicach.

·   Prezes Zarządu w oparciu o ocenę przedmiotu zgłoszenia i rekomendacje pracownika przyjmującego zgłoszenie powołuje zespół ds. rozpoznawania zgłoszenia oraz ustala działania następcze.

·   Zespół może prosić dowolnego pracownika o złożenie wyjaśnień, związanych z przedmiotem zgłoszenia. Stawiennictwo na spotkaniach z zespołem jest obowiązkowe i odbywa się na polecenie służbowe. Pracownik jest zwolniony z obowiązków zawodowych na czas koniecznych czynności podejmowanych w ramach postępowania prowadzonego przez zespół z zachowaniem prawa do wynagrodzenia.

·   Konfrontacja stron na spotkaniu z zespołem jest możliwa jedynie za zgodą obu stron.

·   W przypadku czasowej nieobecności pracownika odpowiedzialnego
za przyjmowanie zgłoszeń, zadania w tym zakresie realizuje osoba wyznaczona przez Prezesa Zarządu.

·   Pracownik odpowiedzialny za przyjmowanie zgłoszeń i ich rozpatrzenia oraz osoba go zastępującą oraz członkowie Zespołu wyjaśniającego zgłoszenia podpisują oświadczeni o zachowaniu poufności – zgodnie z załącznikiem nr 3.

·   Działanie naprawcze prowadzone jest bez zbędnej zwłoki.

·   Wyniki postepowania przedstawiane są Prezesowi Zarządu w terminie
do 3 miesięcy od daty wpłynięcia zgłoszenia. W uzasadnionych przypadkach termin ten może zostać wydłużony do 6 miesięcy. O wyniku postepowania oraz podjętych czynnościach należy poinformować osobę dokonującą zgłoszenia (sygnalistę).

 

2.         Zgłoszenia traktowanie są z należytą powagą i starannością w sposób poufny, a przy ich rozpatrywaniu obowiązuje zasada bezstronności i obiektywizmu. Podczas rozpatrywania zgłoszeń wszyscy uczestnicy postępowania są zobowiązani do dołożenia należytej staranności, aby uniknąć podjęcia decyzji na podstawie chybionych i bezpodstawnych oskarżeń niemających potwierdzenia w faktach i zebranych dowodach oraz z zachowaniem poszanowania godności i dobrego imienia pracowników i osób, których zgłoszenie dotyczy.

3.         Działania naprawcze:

a.      W wyniku przeprowadzonych działań następczych zgłoszenie, może zostać uznane za:

·   Zasadne i wówczas podejmowane są działania naprawcze oraz w razie zaistnienia podejrzenia popełnienia przestępstwa zawiadamia się ograny ścigania.

·   Bezzasadne i wówczas oddala się zgłoszenie.

b.      Działania naprawcze mogą polegać na:

·   Wszczęciu właściwego postępowania (np. porządkowego
lub dyscyplinarnego) wobec osoby, która dopuściła się naruszenia.

·   Modyfikacji obowiązujących procedur żeby zapobiec powtórzeniu
się podobnych naruszeń w przyszłości.

·   Przeprowadzeniu dodatkowych działań edukacyjnych lub szkoleniowych.

·   Zwiększeniu częstotliwości kontroli danego obszaru.

·   Przeprowadzenie zmian strukturalnych lub przesunięciu kompetencji.

·   Podjęciu odpowiednich środków prawnych, w tym procesowych.

 

Rozdział IV. Prowadzenie rejestru zgłoszeń

 

1.         Wszystkie zgłoszenia przekazane na zasadach i z użyciem kanałów opisanych w niniejszej procedurze oraz dotyczące ich dokumentacji odnotowywane są w Rejestrze zgłoszeń – załącznik nr 2.

2.         Rejestr prowadzony jest w formie elektronicznej na dysku sieciowym w sposób zapewniający poufność przechowywanych danych.

3.         W Rejestrze odnotowywane jest każde zgłoszenie przekazane w opisany w procedurze sposób.

4.         Dokumentacja związana ze zgłoszeniem przechowywana jest przez pracownika odpowiadającego za przyjmowanie zgłoszeń w odrębnej teczce w sposób zapewniający bezpieczeństwo i poufność zgromadzonych tam dokumentów przed dostępem osób nieupoważnionych.

5.         Rejestr zgłoszeń wewnętrznych obejmuje:

1)      numer zgłoszenia;

2)      przedmiot naruszenia prawa;

3)      dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;

4)      adres do kontaktu sygnalisty;

5)       datę dokonania zgłoszenia;

6)        informację o podjętych działaniach następczych;

7)       datę zakończenia sprawy.

6.         Dane w Rejestrze przechowywane są przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego w którym zakończono działania naprawcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi  działaniami.

 

 

Rozdział V. Postanowienie końcowe

 

W sprawach nieuregulowanych niniejszą procedurą zastosowanie mają odpowiednie przepisy dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenie prawa Unii oraz Ustawy z dnia 14.06.2024 r. o ochronie sygnalistów, Kodeks pracy, Kodeks postępowania karnego i Kodeksu karnego.

 

 

 

Załączniki:

Załącznik nr 1 – Formularz zgłoszenia nieprawidłowości

Załącznik nr 2 – Rejestr zgłoszeń naruszeń prawa

Załącznik nr 3 – Oświadczenie o poufności

 


Załącznik nr 1 do Procedury zgłaszania naruszeń wewnętrznych
prawa oraz podejmowania działań następczych

 

 

Formularz zgłoszenia nieprawidłowości

 

1.    Imię i nazwisko dokonującego zgłoszenie: ………………………………………………………………………………….

2.    Dane kontaktowe dokonującego zgłoszenia (adres do korespondencji lub adres poczty elektronicznej)

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

3.    Status Dokonującego Zgłoszenie (właściwe zaznaczonych „X”)

 

pracownik

 

były pracownik

 

osoba ubiegająca się o zatrudnienie w UCS SUM w Katowicach sp. z o.o.

 

osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, szczególności umowy zlecenia, umowy o dzieło, kontraktu

 

przedsiębiorca wykonujący działalność gospodarczą

 

stażysta

 

praktykant

 

wolontariusz

 

osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej: firma wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy,

 

inna

 

4.    Obszar zgłaszanych nieprawidłowości:

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

5.    Treść zgłoszenia, szczegółowy opis podejrzenia naruszenia prawa oraz okoliczności jako zajścia, zgodnie z wiedzą, którą dokonujący zgłoszenia posiada:

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………

1)      Dane osoby/osób, które dopuściły się nieprawidłowości, których dotyczy zgłoszenie:

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

2)      Opis zgłaszanych nieprawidłowości:

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

3)      Data lub przybliżona data zgłoszenia naruszenia: ………………………………………………………………….

4)      Miejsce wystąpienia zgłaszanych nieprawidłowości:

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

5)      Świadkowie dokonania zgłaszanych nieprawidłowości (o ile są znani):

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

           

 

Oświadczam, że dokonując zgłoszenia:

1.    Działam w dobrej wierze.

2.    Posiadam uzasadnione przekonanie, że zawarte w powyższym zgłoszeniu zarzutu są prawdziwe.

3.    Nie dokonuje ujawnienia w celu osiągnięcia korzyści.

4.    Ujawnione informacje, są zgodne ze stanem mojej wiedzy i ujawniłem wszystkie znane mi fakty
i okoliczności dotyczące przedmiotu zgłoszenia.

5.    Zapoznałem/am się z Procedurą zgłaszania naruszeń wewnętrznych prawa oraz podejmowania działań następczych w Uniwersyteckim Centrum Stomatologii Śląskiego Uniwersytetu Medycznego
w Katowicach sp. z o.o.

6.    Wyrażam zgodę/ nie wyrażam* zgody na ujawnienie moich danych osobowych w toku postępowania innym osobom niż wyznaczone do przeprowadzenia postępowania oraz sprawcy naruszenia.

 

 

 

 

……………………………………………………………………………..

Data i czytelny podpis dokonującego zgłoszenia


Załącznik nr 2 do Procedury zgłaszania naruszeń wewnętrznych
prawa oraz podejmowania działań następczych

 

Rejestr zgłoszeń naruszeń prawa

 

Nr

Data wpływu

Dane osoby dokonującej zgłoszenie

Przedmiot zgłoszenia (naruszenie prawa)

Komórka organizacyjna/osoba której dotyczy zgłoszenie

Adres do kontaktu sygnalisty

Data potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia

Data przekazania informacji zwrotnej

Działania następcze

Data zakończenia sprawy

Załączniki do zgłoszenia/uwagi

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


Załącznik nr 3 do Procedury zgłaszania naruszeń wewnętrznych
prawa oraz podejmowania działań następczych

 

 

Oświadczenie o zachowaniu poufności

 

…………………………………………

miejsce i data

 

 

 

..……………………………………….                                                            

Imię i nazwisko

 

………………………………………..

Stanowisko/miejsce pracy

 

 

 

 

Ja, …………………………………………………………………………………… niżej podpisana/ny zobowiązuję się do zachowania w poufności wszelkich informacji i dokumentów do których otrzymam dostęp w związku z udziałem w rozpoznaniu zgłoszenia wewnętrznego i wykorzystania ich wyłącznie
w celu przekazania/rozpatrzenia zgłoszenia, zgodnie z obowiązującą Procedurą
zgłoszenia naruszeń wewnętrznych prawa oraz podejmowania działań następczych w Uniwersyteckim Centrum Stomatologii Śląskiego Uniwersytetu Medycznego w Katowicach sp. z o.o.

 

 

 

 

 

 

…………………………………………………..

Czytelny podpis

Załączniki:
  1. Procedura zgłszania naruszeń wewnętznych - Sygnaliści (07.10.2024, 09:42) - pobrań: 322
Opublikował: Piotr Makowski
Publikacja dnia: 07.10.2024, 09:42
Dokument oglądany razy: 546
Podpisał: Dorota Puka
Dokument z dnia: 07.10.2024